Política de Privacidade
Em resumo
O Doknote é um sistema de gestão para clínicas. Os dados dos pacientes pertencem à clínica que usa o sistema; nós os tratamos apenas para que o sistema funcione, com acesso restrito e registro de auditoria.
Se o médico conectar o Google Agenda, o Doknote cria uma agenda separada na conta dele e envia para lá apenas horários, tipo do atendimento e nome abreviado do paciente. Não lemos a agenda pessoal do médico, não vendemos dados e não os usamos para publicidade.
1. Quem somos e nossos papéis
Esta política vale para o site https://doknote.com.br e para o sistema Doknote, disponível em https://soft.doknote.com.br. Neste texto, “nós” se refere ao Doknote.
Para a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD, Lei 13.709/2018), os papéis são estes:
- Clínicas e profissionais de saúde que usam o sistema são as controladoras dos dados dos seus pacientes: decidem quais dados registrar e por quê.
- O Doknote atua como operador desses dados: armazena e processa o que a clínica registra, seguindo as instruções dela.
- Em relação aos dados dos usuários do sistema (funcionários e médicos que fazem login), o Doknote é controlador.
2. Dados que tratamos
| Categoria | Exemplos | Origem |
|---|---|---|
| Conta de usuário | Nome, login, e-mail, permissões, médico vinculado, foto (opcional) | Cadastro feito pela clínica |
| Dados de pacientes | Identificação, contato, atendimentos, prontuário, anexos, check-lists. Incluem dados pessoais sensíveis de saúde | Registrados pela clínica |
| Agenda | Consultas, cirurgias, compromissos e bloqueios de horário | Registrados pela clínica |
| Registros de uso | Data e hora de login, endereço IP, ações realizadas (auditoria) | Gerados pelo sistema |
| Integração Google (opcional) | E-mail da conta Google conectada e autorização de acesso à agenda “Doknote” (veja a seção 4) | Médico, ao conectar |
Este site institucional (https://doknote.com.br) usa o Google Analytics 4 somente após sua autorização para cookies de análise. A ferramenta mede visitas, páginas acessadas e cliques em WhatsApp e Entrar, com informações técnicas do navegador e do dispositivo. A tag não é instalada no sistema de pacientes nem na prévia do site.
O botão “Fale conosco” do site abre uma conversa no WhatsApp, só se você clicar nele. A partir daí, o número de telefone, o nome do perfil e as mensagens que você enviar chegam até nós pelo WhatsApp, serviço da Meta sujeito à política de privacidade dela, e são usados apenas para responder ao seu contato.
3. Para que usamos os dados
- Fornecer o sistema: cadastro de pacientes, prontuário, atendimentos, agenda, check-lists e tarefas (execução de contrato e, quanto à saúde, tutela da saúde e execução das atividades da clínica, LGPD art. 7º e art. 11).
- Autenticar usuários e controlar o que cada um pode acessar.
- Manter a segurança e a rastreabilidade: registrar quem fez cada alteração (legítimo interesse e prevenção a fraudes).
- Enviar avisos do sistema, como lembretes de compromissos e tarefas, aos próprios usuários.
- Enviar a agenda do médico ao Google Agenda, quando ele pedir (consentimento, seção 4).
- Entender a audiência e os cliques no site institucional, quando você autoriza os cookies de análise.
Não usamos dados de pacientes para publicidade, perfilamento comercial nem para treinar modelos de inteligência artificial.
4. Integração com o Google Agenda
O uso e a transferência, pelo Doknote, de informações recebidas das APIs do Google para qualquer outro aplicativo obedecerão à Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado.
Doknote’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
O que é a integração
É um recurso opcional. O médico entra na tela Agenda do Doknote, clica em Google e autoriza o acesso com a própria conta Google. Depois disso, o Doknote envia a agenda do médico ao Google Agenda para que ele a consulte no celular. O envio é em um só sentido: do Doknote para o Google. Nada é lido de volta para o sistema.
Quais permissões pedimos ao Google
| Permissão (escopo) | Para que usamos |
|---|---|
https://www.googleapis.com/auth/calendar.app.created | Criar uma agenda secundária chamada Doknote na conta do médico e criar, alterar e excluir eventos somente nessa agenda. Esta permissão não dá acesso à agenda principal nem às demais agendas do médico. |
openid e email | Saber qual conta Google foi conectada, para mostrar o e-mail na tela de conexão. |
O que enviamos ao Google
- Consultas e cirurgias: horário, duração, local (se houver) e um título como “Maria S. – Consulta”, com o primeiro nome e a inicial do último sobrenome do paciente.
- Compromissos e bloqueios de horário cadastrados na agenda: título, horário e local.
Não enviamos telefone, endereço, convênio, diagnóstico, observações, prontuário ou qualquer outro dado clínico do paciente.
O que fazemos e o que não fazemos com os dados do Google
- Usamos a autorização apenas para manter atualizada a agenda “Doknote” do próprio médico, com a finalidade descrita acima.
- Não lemos os eventos da agenda pessoal do médico, não lemos e-mails, contatos nem outros serviços do Google.
- Não vendemos, alugamos nem transferimos dados do Google a terceiros, nem os usamos para publicidade ou para treinar modelos de inteligência artificial ou aprendizado de máquina.
- Nenhuma pessoa da nossa equipe lê os dados do Google, exceto se o próprio médico pedir suporte, para resolver um problema de segurança ou para cumprir a lei.
Como guardamos a autorização
O Google nos entrega um token de acesso que permite manter a agenda atualizada sem que o médico precise entrar de novo. Guardamos esse token cifrado (AES-256-GCM) no banco de dados, e ele só é decifrado pelo servidor no momento de falar com o Google. Também guardamos o e-mail da conta conectada, o identificador da agenda “Doknote” e o registro dos eventos já enviados.
Como revogar o acesso e apagar os dados
- No Doknote: Agenda → Google → Desconectar. Isso apaga a agenda “Doknote” da conta do médico no Google, cancela a autorização e remove do nosso banco o token e o registro dos eventos enviados.
- No Google: acesse myaccount.google.com/permissions, escolha Doknote e remova o acesso. Ao perceber que o Google recusou a autorização, o Doknote para de enviar e pede que o médico conecte de novo, se quiser.
- Você também pode pedir a remoção pelo e-mail da seção 11.
5. Compartilhamento
Não vendemos dados pessoais. Os dados só são compartilhados:
- com provedores de infraestrutura que hospedam o sistema, sob contrato e apenas para armazenar e processar os dados por nossa conta;
- com o Google, nos termos da seção 4 e somente se o médico ativar a integração;
- com o Google Analytics, para a análise de visitas ao site institucional, somente após o aceite dos cookies de análise;
- com autoridades, quando houver obrigação legal ou ordem judicial.
6. Segurança
- Conexões protegidas por HTTPS.
- Acesso por login e senha, com permissões por tela, horário de acesso e expiração de sessão.
- Registro de auditoria das ações, com o antes e o depois das alterações.
- Notas pessoais e tokens de integração cifrados no armazenamento.
- Acesso interno restrito ao necessário para operar e dar suporte ao sistema.
Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes. Se houver um incidente que possa causar risco ou dano relevante, comunicaremos a clínica controladora e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) nos termos da LGPD.
7. Por quanto tempo guardamos
- Prontuário e dados de pacientes: pelo tempo que a clínica mantiver a conta e, no mínimo, pelos prazos legais para prontuários de saúde (a Lei 13.787/2018 prevê guarda mínima de 20 anos a partir do último registro).
- Registros de auditoria: enquanto a conta existir, para preservar a rastreabilidade.
- Integração com o Google: até o médico desconectar ou o acesso ser revogado; ao desconectar, apagamos o token e o registro dos eventos enviados.
- Encerramento da conta: mediante pedido da clínica, devolvemos ou eliminamos os dados, ressalvadas as hipóteses de guarda obrigatória.
8. Seus direitos
Nos termos do art. 18 da LGPD, o titular pode pedir: confirmação de que tratamos seus dados, acesso, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, portabilidade, informação sobre compartilhamento e a revogação de consentimentos.
Se você é paciente, seus dados são controlados pela clínica que o atende: faça o pedido a ela, e nós a ajudaremos a atendê-lo. Se você é usuário do sistema ou médico, escreva para o e-mail da seção 11.
9. Cookies
O sistema Doknote usa um cookie de sessão estritamente necessário para manter o usuário autenticado. Ele não é usado para publicidade nem para rastrear você em outros sites.
No site institucional, os cookies de análise do Google Analytics (_ga e _ga_…) são opcionais. A tag só carrega depois de você clicar em Aceitar. Se você recusar, a navegação continua normalmente e a tag não carrega.
Você pode mudar sua escolha em Preferências de cookies, no rodapé de qualquer página. Ao recusar depois de aceitar, novos envios são bloqueados e os cookies de análise acessíveis neste site são removidos. A escolha fica guardada no armazenamento local do navegador por até 180 dias; os cookies de análise têm prazo configurado de 180 dias. Limpar o armazenamento do navegador também remove a escolha.
A integração desativa Google Signals e personalização de anúncios. Não enviamos prontuários, dados de pacientes nem conteúdo de conversas no WhatsApp. Os dados de análise são processados pelo Google segundo sua Política de Privacidade e podem ser tratados em outros países.
10. Alterações desta política
Podemos atualizar esta política para refletir mudanças no sistema ou na lei. A data no topo indica a versão vigente. Mudanças relevantes, principalmente no uso de dados do Google, serão avisadas no sistema antes de entrarem em vigor.
11. Contato
Dúvidas, pedidos de titulares e solicitações de remoção de dados: privacidade@doknote.com.br.